Por quê

Existe um Copilot comum, que não enxerga seus e-mails. Este guia usa o Microsoft 365 Copilot, com a sua conta de trabalho.

Onde abrir

No Teams, em Copilot, na barra da esquerda. Também no Outlook (ícone do Copilot no topo), no app Microsoft 365 Copilot ou em m365.cloud.microsoft.

Qual foi o último e-mail que eu recebi?

DicaSe ele responder com o e-mail, você está no lugar certo. Se disser que não tem acesso, abra pelo Teams, com a sua conta de trabalho.

Work IQ é o botão que faz o Copilot ler o seu trabalho. Ele vem ligado e decide sozinho quando olhar seus dados e quando olhar a internet. Se aparecer riscado, o chat está só na internet: clique nele para religar.

DicaPara ele olhar só os seus dados de trabalho, sem internet, escreva no prompt: "olhe só meus dados de trabalho".

O que acontece

Ele te entrevista e escreve suas instruções pessoais. Depois disso, todo prompt já sai sabendo quem você é, o que você decide e como gosta de receber.

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   Cole o prompt abaixo num chat novo

   E responda as perguntas dele. Pode ser curto, pode ser falado.

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   Copie o texto final que ele escrever

   No menu ··· do canto superior direito, entre em Configurações do chat › Personalização › Instruções personalizadas e cole.

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   Em Personalização também fica a memória

   O que ele já guardou sobre você. Dá para ver e apagar o que quiser.

Quero escrever minhas instruções pessoais para o Copilot.

Me entreviste, uma pergunta por vez, sobre:
- meu cargo, meu time e o que eu decido no dia a dia
- as contas e frentes que acompanho, e quem responde por cada uma
- as pessoas e as reuniões que mais importam
- o que eu mais vou te pedir
- os idiomas em que eu trabalho
- o formato que prefiro e o que me irrita numa resposta

Depois de umas 8 perguntas, escreva as instruções em texto curto, prontas para colar em Personalização. Não invente o que eu não disse.

Quando quiser algo que não está aqui, lembre das quatro peças. A que mais falta é a última.

DicaDigite / no prompt para apontar um arquivo, uma pessoa ou uma reunião. E a primeira resposta é rascunho: corrija ali mesmo, com "mais curto" ou "o item 3 eu já resolvi, tire".

Quando usar

Todo dia, antes da primeira reunião.

O que você recebe

As 3 prioridades do dia, quem espera resposta sua e as reuniões que pedem preparo, em até 10 linhas.

Olhe meus e-mails, chats do Teams e minha agenda das últimas 24 horas e de hoje.

Em até 10 linhas, me diga:
1. as 3 prioridades de hoje, e por quê
2. quem está esperando uma resposta minha
3. as reuniões de hoje que pedem preparo, e o que levar

Ignore newsletters, convites aceitos e e-mails automáticos.
Cite a fonte de cada item.

Quando usar

Uma vez por semana, ou quando sentir que algo ficou para trás.

O que você recebe

Uma tabela com quem espera, o quê, desde quando e a urgência, incluindo o que você prometeu e ninguém cobrou.

Quem está esperando algo de mim?

Olhe e-mails, chats do Teams e reuniões transcritas dos últimos 7 dias. Considere:
- perguntas que ficaram sem resposta
- decisões pendentes comigo
- o que eu prometi fazer, mesmo que ninguém tenha cobrado

Monte uma tabela: quem, o quê, desde quando e urgência.
Ordene do mais urgente para o menos urgente.

DicaAgende o primeiro prompt para todo dia útil, antes do seu primeiro compromisso. A resposta chega na lista de conversas e, se quiser, no seu e-mail. Veja como em Agenda da semana.

Quando usar

Toda segunda, ou antes de uma reunião com o cliente.

O que você recebe

Quatro blocos: frentes em risco, times sobrecarregados, decisões que dependem de você e o que você não viu. Cada item marcado como fato ou sinal.

Atue como meu chief of staff na conta indicada no fim. Quero saber como está a operação sem perguntar a cada líder.

Leia meus e-mails, chats e canais do Teams, reuniões transcritas e arquivos dos últimos 7 dias.

Monte o briefing em 4 blocos:
1. Frentes em risco ou atraso: o que houve e a gravidade
2. Times sobrecarregados: o sinal e onde ele aparece
3. Decisões que dependem de mim, com prazo
4. O que aconteceu e eu provavelmente não vi

Marque cada item como FATO ou SINAL e cite a fonte.
Considere fontes em qualquer idioma e responda em português.
Se não houver evidência, diga que não encontrou.

Conta: [nome da conta]

Quando usar

Quando uma frente acender uma luz.

O que você recebe

O que foi entregue, o que travou e por quê, o que o cliente pediu e 3 perguntas para fazer ao time.

Quero entender como está a frente indicada no fim, nesta semana.

Use e-mails, chats, reuniões transcritas e arquivos dos últimos 14 dias.

Responda em tópicos curtos:
- o que foi entregue
- o que está atrasado ou travado, e por quê
- o que o cliente pediu, aprovou ou reclamou
- quem do time está à frente
- 3 perguntas que eu deveria fazer ao time

Cite a fonte de cada ponto. Se faltar informação, diga o que falta e onde eu poderia encontrar.

Frente ou projeto: [o nome que o time usa nos e-mails]
Conta: [nome da conta]

Status que vive na cabeça do time, no WhatsApp ou numa reunião sem gravação fica fora de qualquer resposta.

Quando usar

Para enviar aos líderes de frente. Eles rodam toda sexta, no Copilot deles.

O que você recebe

Um status de até 8 linhas por frente, postado no canal da conta. O seu briefing de segunda já encontra pronto.

Monte o status semanal da frente indicada no fim, para o canal da conta.

Use meus e-mails, chats, reuniões transcritas e arquivos dos últimos 7 dias.

Em até 8 linhas:
- o que foi entregue
- o que está atrasado, e o motivo
- o risco que a diretoria precisa saber
- a decisão que depende de outra pessoa
- o que o cliente pediu ou reclamou

Cite a fonte. Não invente o que não encontrou.

Frente: [nome da frente]

DicaApresente para o time como menos interrupção, não como mais controle. O ganho para eles é parar de receber ligação pedindo status.

Quando usar

Logo depois da reunião.

O que você recebe

O que foi decidido, o que é seu e até quando, o que cobrar e de quem, e o que ficou nas entrelinhas.

Da reunião indicada no fim, me diga:
- o que ficou decidido
- o que é meu, e até quando
- o que eu preciso cobrar, e de quem
- o que ficou nas entrelinhas

Reunião: [apague, digite / e escolha a reunião na agenda]

Sem transcrição, ele sabe que a reunião aconteceu, mas não sabe o que foi dito.

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   Grave e transcreva

   Nas reuniões que você organiza, deixe a transcrição automática ligada. Nas recorrentes do time, peça para gravarem também.

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   Confira o idioma antes de começar

   Reunião em espanhol com transcrição em português sai cheia de erros, e o resumo sai errado junto.

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   Presencial também dá

   Abra uma reunião no Teams e grave pelo notebook. Com um microfone só para a sala, ele não distingue quem falou, mas registra o que foi dito.

Quando usar

Antes de entrar num assunto que você não acompanhou de perto.

O que você recebe

Do que se trata, quem está envolvido, onde está, o que está em aberto e o que saber antes de falar.

Me dê o contexto do assunto indicado no fim.

Em até 10 linhas:
- do que se trata, em uma frase
- quem está envolvido, e o papel de cada um
- onde está agora
- o que está em aberto, e quem precisa decidir
- o que eu preciso saber antes de falar sobre isso

Use e-mails, chats, reuniões e arquivos das últimas 4 semanas, em qualquer idioma. Cite a fonte de cada ponto. Se não encontrar nada, diga.

Assunto: [o nome que o time usa nos e-mails, ou digite / e aponte o e-mail ou o arquivo]

DicaDentro de um e-mail longo ou de um chat do Teams, abra o Copilot ali mesmo e peça "me dá o contexto desta conversa". Ele parte daquela conversa, sem você precisar apontar nada.

Quando usar

Quando um tema antigo volta à mesa, ou o contexto curto não basta.

O que você recebe

Uma linha do tempo com cada decisão, quem decidiu e o que mudou, mais 3 linhas do que saber antes de falar.

Me conte a história do tema indicado no fim, desde o início.

Monte uma linha do tempo:
- quando começou e quem estava envolvido
- cada decisão: o que, quando e quem decidiu
- o que mudou no caminho, e por quê
- onde está hoje e o que segue em aberto

Use e-mails, chats, reuniões e arquivos, em qualquer idioma. Cite a fonte de cada marco.
Feche com 3 linhas: o que eu preciso saber antes de falar sobre isso.

Tema: [o nome que o time usa nos e-mails]
Período: [o ano, ou desde quando]

DicaNão pule o período. Num evento que se repete todo ano, sem ele a resposta mistura a edição deste ano com a do ano passado.

Quando usar

Quando precisa responder rápido e não quer escrever.

O que você recebe

Um e-mail curto no tom de quem recebe, mais o alerta do que pode soar como compromisso.

Como ditar

No Mac, tecla de microfone ou fn duas vezes. No Windows, Windows + H.

Transforme o que eu disser no fim num e-mail curto, no tom de quem vai receber. Depois me aponte o que pode soar como compromisso.

Para: [pessoa]
O que eu quero dizer: [dite ou escreva do jeito que sair]

Quando usar

Quando a resposta precisa sair em espanhol ou inglês.

O que você recebe

O seu texto no idioma de quem recebe, com o seu tom e sem acrescentar nada.

Reescreva o texto do fim no idioma indicado. Mantenha o meu tom e o que eu prometi, sem acrescentar nada.

Idioma: [espanhol ou inglês]
Para: [pessoa]
Texto: [cole aqui]

DicaPágina em branco é o que mais atrasa um e-mail importante. Mesmo que você reescreva tudo, começar de um rascunho é mais rápido.

Quando usar

Toda sexta, olhando a semana seguinte.

O que você recebe

Cada reunião classificada, três listas (manter, delegar, recusar) e as mensagens de delegação prontas.

Olhe minha agenda da próxima semana.

Para cada reunião, diga:
- se eu decido algo nela ou só acompanho
- quem do meu time poderia ir no meu lugar
- se ler o resumo depois seria suficiente

Termine com três listas: manter, delegar e recusar.
Para as que eu delegar, rascunhe uma mensagem curta passando a reunião, com o que a pessoa precisa me trazer depois.

Os prompts que você repete podem ser agendados. Cabem até 10.

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   Rode o prompt uma vez no chat

   Do jeito que quer receber.

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   Passe o mouse sobre o prompt e clique em Agendar este prompt

   Escolha quando ele roda, quantas vezes e se quer a resposta também por e-mail.

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   A resposta chega sozinha

   Aparece em negrito na lista de conversas e, se você pediu, no seu e-mail. Para mudar ou desligar: menu ··· do canto superior direito › Prompts agendados.

DicaQuantas vezes ele roda é você quem escolhe ao agendar. Quando acabar, agende de novo. Se a opção de agendar não aparecer, a organização pode ter desligado: salve o prompt e faça dele o primeiro gesto ao abrir o notebook.